Qui utilise vos renseignements ?
HavenStaff est une plateforme de gestion des résidences, du personnel, des horaires et du suivi des résidents. Cette politique décrit le traitement des renseignements dans le service accessible sur havenstaff.com.
HavenStaff utilise les renseignements nécessaires à la gestion des comptes, au fonctionnement et à la sécurité du service. L’organisation qui utilise la plateforme détermine quels renseignements concernant ses employés et ses résidents elle y consigne, à quelles fins et quels utilisateurs peuvent y accéder. Elle reste responsable de ses autorisations et de l’information à donner aux personnes concernées.
Les renseignements concernés
Selon les fonctions utilisées et les informations saisies par votre organisation, le service traite :
- Votre compte : nom, adresse courriel, identifiant de connexion, organisation, rôle et état de l’accès.
- Le personnel et les horaires : coordonnées, postes, résidences autorisées, disponibilités, absences, qualifications, rémunération configurée, affectations, heures confirmées et mouvements de banque d’heures.
- Les résidents : identité, coordonnées des proches et professionnels, informations de séjour et, lorsqu’ils sont saisis, renseignements de santé, médicaments, plans de soins, observations, incidents, rendez-vous et documents. Ces renseignements peuvent être sensibles.
- La relation commerciale : coordonnées fournies pour un devis, formule d’accès, périodes accordées, références de paiements consignées et historique d’activation. Le module actuel n’encaisse pas de cartes bancaires en ligne.
- Le fonctionnement technique : traces d’actions autorisées, erreurs techniques, informations de session et données de requête traitées par l’hébergement, telles que l’adresse IP et le type de navigateur.
Les dossiers du personnel et des résidents sont fournis par les utilisateurs autorisés de l’organisation. Les renseignements du compte sont fournis par vous ou, à votre demande, par Google.
À quoi servent ces données ?
Elles servent à vous authentifier, appliquer les droits d’accès, enregistrer les informations de votre organisation, préparer les horaires, suivre les heures et les dossiers, produire les exports demandés, transmettre les communications déclenchées dans le service et conserver un historique des opérations.
Les renseignements de compte, les journaux techniques et les échanges avec le soutien servent aussi à prévenir les abus, résoudre les incidents et répondre aux demandes. Les coordonnées commerciales servent à traiter les devis et les accès. HavenStaff ne vend pas les renseignements personnels et ne les utilise pas pour de la publicité ciblée.
La connexion avec Google
Si vous choisissez « Continuer avec Google », Google transmet à notre service d’authentification Supabase les informations d’identité autorisées : identifiant Google, adresse courriel et état de vérification, ainsi que les informations de profil de base disponibles, comme le nom et la photo. Ces informations servent à reconnaître votre compte et établir votre session HavenStaff.
HavenStaff ne reçoit pas votre mot de passe Google. La connexion ne demande pas l’accès à Gmail, Google Drive, Google Agenda ou à vos contacts Google. Les informations d’identité sont conservées avec le compte d’authentification ; le compte applicatif utilise notamment votre nom, votre courriel et votre identifiant.
Vous pouvez retirer l’autorisation depuis les connexions de votre compte Google. Ce retrait ne supprime pas automatiquement votre compte HavenStaff ni les dossiers que votre organisation doit gérer. Pour une demande de suppression, utilisez la procédure décrite ci-dessous. La connexion par courriel est également proposée.
Hébergement et prestataires
Des prestataires interviennent pour fournir le service :
- Netlify : hébergement du site et exécution des fonctions serveur.
- Supabase : authentification, base de données et stockage privé des documents. La base principale du projet est configurée dans la région Canada Central.
- Google : fournisseur d’identité lorsque vous choisissez cette connexion.
- Resend : envoi des courriels applicatifs lorsque cette fonction est configurée, avec les destinataires, le contenu et les éventuelles pièces jointes de l’envoi demandé.
La localisation de la base principale ne signifie pas que tous les traitements, journaux, courriels ou services d’assistance restent au Canada. Certains prestataires peuvent traiter des renseignements dans d’autres pays, soumis à leurs lois. Les renseignements sont communiqués dans la mesure nécessaire au service, aux destinataires choisis par les utilisateurs autorisés ou lorsqu’une obligation légale l’exige.
L’assistant IA est une fonction optionnelle. Lorsqu’il est activé et qu’une question lui est envoyée, son interprétation utilise OpenAI : le texte de la question et le contexte de dates sont transmis, pas les dossiers ni les résultats extraits de la base. Une question peut néanmoins contenir les renseignements que vous y écrivez. N’y incluez pas de renseignements médicaux ou de secrets. Lorsque l’assistant est indiqué comme non configuré, aucune question n’est envoyée au service IA.
Témoins et stockage du navigateur
Des témoins de session permettent la connexion et sa protection. Le navigateur conserve aussi des préférences d’affichage et, selon le mode utilisé, des brouillons ou sauvegardes locales. Ces mécanismes servent au fonctionnement de l’application ; aucun traceur publicitaire n’est intégré à cette version.
Sur un appareil partagé, déconnectez-vous après utilisation et évitez d’y conserver des exports ou sauvegardes sensibles. Effacer les données du navigateur peut supprimer vos préférences ou des modifications locales non enregistrées ; cela ne supprime pas les données enregistrées sur le serveur.
Protection et conservation
L’accès applicatif est contrôlé par compte, organisation, rôle et résidence. Les documents utilisent un stockage privé et leur consultation passe par des vérifications d’autorisation. Les connexions au site utilisent HTTPS. Ces mesures réduisent les risques sans constituer une garantie absolue de sécurité.
Les données opérationnelles restent liées à l’espace de l’organisation. Désactiver un utilisateur, archiver un élément ou laisser expirer un accès ne constitue pas une suppression des dossiers ou des historiques.
La durée de conservation dépend de la finalité du dossier, des instructions légitimes de l’organisation et des obligations applicables, notamment de suivi et de comptabilité. Il n’existe pas, dans cette version, de délai unique de suppression automatique pour tous les dossiers. Une demande de suppression doit donc être adressée à l’organisation ou à HavenStaff. Les éventuelles copies de sauvegarde peuvent suivre un cycle distinct ; une suppression instantanée de toutes les copies n’est pas promise.
Vos demandes et vos choix
Pour demander l’accès à vos renseignements, leur correction, leur suppression ou poser une question sur leur utilisation, écrivez à [email protected]. Précisez votre demande et l’organisation concernée, sans joindre de dossier sensible dans le premier message.
Si votre demande concerne un dossier d’employé ou de résident, contactez aussi l’organisation qui le tient : HavenStaff l’accompagne dans le traitement des demandes portant sur ses dossiers. Une vérification proportionnée de votre identité ou de votre autorisation peut être nécessaire. Certaines demandes peuvent être limitées par les droits d’autres personnes ou une obligation de conservation ; la réponse doit expliquer la suite donnée et les restrictions applicables.
Vous pouvez également poser une question ou déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des renseignements personnels compétente. Les changements de cette politique sont datés sur cette page. Une évolution importante de l’utilisation de vos renseignements doit faire l’objet d’une information adaptée et, lorsque nécessaire, d’un nouveau consentement.