Le service HavenStaff
HavenStaff fournit un espace de gestion des résidences, du personnel, des horaires, des heures et du suivi des résidents. Les présentes conditions encadrent l’utilisation du site havenstaff.com et de ses fonctions par les organisations et leurs utilisateurs autorisés.
Vous devez être autorisé à agir pour l’organisation concernée. Les conditions commerciales particulières convenues avec HavenStaff, notamment dans un devis accepté, complètent ces conditions. Aucun texte de cette page ne limite un droit auquel la loi ne permet pas de renoncer.
Comptes et autorisations
Fournissez des informations exactes, utilisez votre propre compte et protégez vos moyens de connexion. Informez HavenStaff si vous soupçonnez une utilisation non autorisée de votre accès.
Le propriétaire de l’organisation gère les accès et les affectations. Un rôle de propriétaire dans une organisation ne donne pas accès à l’administration générale de la plateforme ni aux données d’autres clients. Une connexion réussie ne remplace pas l’activation de l’accès de l’organisation lorsque celle-ci est requise.
Il est interdit de contourner les autorisations, partager un code d’accès sans autorisation, consulter les données d’un autre client, perturber le service ou y introduire du contenu malveillant.
Données et confidentialité
L’organisation conserve ses droits sur les données qu’elle fournit. Elle autorise leur traitement dans la mesure nécessaire au fonctionnement du service et aux opérations qu’elle demande. Elle doit disposer des droits et autorisations nécessaires pour saisir et utiliser les renseignements de ses employés, résidents et contacts.
Limitez les renseignements aux besoins réels, vérifiez leur exactitude et attribuez les accès adaptés. Les exports et les envois de documents relèvent aussi de votre responsabilité : vérifiez les destinataires et protégez les fichiers téléchargés.
La politique de confidentialité décrit les catégories de renseignements, les prestataires, les usages et les modalités des demandes d’accès ou de suppression.
Vérification des opérations
Les horaires générés sont une aide à la planification. Les personnes autorisées doivent vérifier la couverture, les disponibilités et les contraintes applicables avant de valider ou de communiquer un horaire.
Les heures planifiées, les heures réellement travaillées et validées, les heures payables et la banque d’heures sont distinctes. L’organisation reste responsable de la configuration, des validations et de l’application de ses obligations d’emploi et de rémunération.
Les dossiers de soins soutiennent la coordination ; ils ne remplacent ni le jugement d’un professionnel ni les procédures de l’établissement. HavenStaff n’est pas un service d’urgence. Les réponses de l’assistant, lorsqu’il est disponible, doivent également être vérifiées avant toute décision.
Tarifs, codes et périodes d’accès
Les offres disponibles sont présentées sur la page Tarifs. Le montant, la durée, les taxes et les modalités de paiement applicables sont à vérifier dans le devis ou l’accord conclu avant paiement.
Dans le fonctionnement actuel, le paiement est traité séparément de l’activation. Son enregistrement ne vaut pas à lui seul activation : un code ou un accès doit être attribué à l’organisation concernée. La période effectivement accordée est visible dans « Mon abonnement ».
La création d’un compte ne déclenche pas de prélèvement automatique. Le module actuel ne met pas en place de paiement récurrent par carte. Les accès de test ou sans expiration sont des autorisations particulières et ne donnent pas automatiquement les mêmes conditions aux autres organisations.
Disponibilité et fin d’accès
Des maintenances, incidents techniques ou limites des services d’hébergement peuvent interrompre l’accès. HavenStaff ne garantit pas un fonctionnement sans interruption ou sans erreur. Signalez les anomalies afin qu’elles puissent être examinées et conservez les exports nécessaires à vos procédures de continuité.
L’accès peut être limité par l’expiration de la période accordée, une désactivation par le responsable autorisé ou une mesure nécessaire à la sécurité. L’expiration ou la suspension ne supprime pas automatiquement les dossiers, les historiques ou les obligations de confidentialité.
Avant de quitter le service, organisez vos exports avec les droits disponibles. Pour une clôture de compte ou une demande concernant des données auxquelles vous n’avez plus accès, contactez HavenStaff ; la demande doit être examinée avec les autorisations et obligations de conservation applicables.
Contact et mises à jour
Pour une question concernant le service, un accès ou ces conditions, écrivez à [email protected].
La date en tête de page identifie cette version. Les changements importants doivent être portés à la connaissance des utilisateurs concernés. Les conditions particulières déjà convenues ne sont pas remplacées silencieusement par une modification de cette page.